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Das Neue in der neuen Arbeitswelt – Ein Mitarbeiter-Meeting geht andere Wege

Das Neue in der neuen Arbeitswelt – Ein Mitarbeiter-Meeting geht andere Wege

Die neuen Arbeitsformen beginnen sich erst zu entwickeln

Die TOP JOB-Trendstudie 2016 der Universität St. Gallen mit dem Titel "Arbeitswelt im Umbruch - Von den erfolgreichen Pionieren lernen" zeigt, dass neue Arbeitsformen in deutschen Unternehmen wenig verbreitet sind. Erst ca. ein Viertel der 92 untersuchten Unternehmen nutzen neue Arbeitsformen in mehr oder weniger ausgeprägter Form. Eine Ausnahme bilden flexible Arbeitszeiten, welche bei fast allen Unternehmen anzutreffen sind. Es ist davon auszugehen, dass die Situation bei Schweizer Unternehmen ähnlich aussieht. Neue Arbeitsformen oder die neue Arbeitswelt sind aber weitaus mehr, als nur flexible Arbeitszeiten. Um herauszufinden, was genau dieses Neue ausmacht, werfen wir einen kurzen Blick auf die Entwicklung von der alten zur neuen Arbeitswelt.

Von der Dampfmaschine zur flexiblen Produktion

Unsere Zeitreise beginnt in der Epoche der Dampfmaschinen. Dies war die erste grosse Revolution der Arbeitswelt, wenn wir einmal die Erfindung des Rades ausseracht lassen. Sie führte zu einer beschleunigten Entwicklung in der Produktion, der Technik und der Wissenschaft. Die zweite industrielle Revolution ging auf den verbreiteten Gebrauch von Elektrizität und die Einführung von Massenproduktion zurück. Durch die softwarebasierte Automatisierung wurde dann die dritte industrielle Revolution ausgelöst. Und seit einiger Zeit hören wir des Öfteren den Begriff „Industrie 4.0“. Damit wird die Integration von intelligenten und digitalen Systemen zur flexiblen Produktion auf individuelle Nachfragen bezeichnet. Und in dieser „Industrie 4.0“ leben wir heute. Natürlich nur bis zum nächsten Update (4.1) oder Upgrade (5.0).

Was man nicht vergessen darf: Alle diese technologischen Innovationen haben nicht nur die Arbeitswelt verändert, sondern auch die Gesellschaft. So wie die ersten industriellen Revolutionen die Arbeiter weg von den Dörfern und Felder in Städte und Fabriken brachten, ermöglicht nun die Industrie 4.0 räumlich und zeitlich flexibilisierte Arbeitsorganisationen und –formen. Weg von den Fabriken und Bürosilos in das eigene Wohnzimmer und die Open Space Offices.

Die sechs erfolgversprechendsten Faktoren für die neue Arbeitswelt

Werden wir etwas konkreter und stellen uns die Frage, welche Faktoren Unternehmen prüfen sollten, um erfolgreich in der neuen Arbeitswelt unterwegs zu sein. Die TOB JOB Studie gibt dazu folgende Antworten: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Desk Sharing, individualisierte Arbeit, virtuelle Teams und Fluid Teams.
Ich möchte mich im Folgenden vor allem auf die beiden ersten Punkte, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice fokussieren. Beide Faktoren erfahren viele Mitarbeitenden bei CYP bereits. Mein Ziel ist es, aufzuzeigen, wie wir diese Thematik bei CYP in Bezug auf Mitarbeiter-Meetings umgesetzt haben.

Mein Büro ist überall, genauso wie mein Mitarbeiter-Meeting

Mein Kollege Raphael Zimmermann hat in seinem Blogartikel "Darf ich vorstellen: Mein Büro" erläutert, wie sein Büro aussieht: "Mein Büro ist meine Tasche. Notebook, Tablet und Smartphone bieten diejenige Unterstützung, die ich brauche. Ich lege mich in Bezug auf den Arbeitsort nicht fest, sondern nutze die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, welche mir CYP smart education als Arbeitgeber und die moderne Technik bieten, optimal aus."

Dies gilt auch für unser monatliches Mitarbeiter-Meeting. Bis Ende letzten Jahres, haben wir jeweils monatlich ein sogenanntes „ImPuls Meeting“ (der Name ergibt sich durch die Adresse unseres Hauptsitzes: Puls 5) durchgeführt. Der Termin war jeweils an einem Dienstag Anfang Monat und begann mit einem „Brain-Breakfast“, einem grossen gemeinsamen Frühstück für alle Mitarbeitenden, um acht Uhr dreissig. Anschliessend starteten wir mit dem eigentlichen ImPuls Meeting, welches Beiträge von unserer Geschäftsleitung, unseren Produkt Managern oder den Human Relations Verantwortlichen bereithielt. Je nach Anzahl der Beiträge war irgendwann zwischen elf und zwölf Uhr mittags Schluss. Für unsere Mitarbeitenden hiess dass: zwei Stunden (oder noch länger) sitzen und zuhören. Ich kann nicht mehr genau rekonstruieren, wie alles begann, aber irgendwie geisterte bei unseren Mitarbeitenden die Frage herum, ob es wirklich jeden Monat ein solches „Monster“-Meeting braucht. Kurzerhand forderte ich, als Verantwortlicher für dieses Meeting, alle Mitarbeitenden auf, mir mitzuteilen, wie sie sich dieses Meeting in Zukunft vorstellen. Den Vorschlag mit dem grössten Zuspruch haben wir dann mit Start 2016 umgesetzt. Das „neue“ ImPuls Meeting ist nicht eine technisch abgefahrene kreative digitalisierte Show. Im Gegenteil. Es ist straffer, zielführender und zeitsparender, genau das, was die meisten Mitarbeitenden wollten - flexibler. Ein paar Details dazu. Wir führen immer noch monatlich unser ImPuls Meeting durch. Im Gegensatz zu früher, gibt es aber doch einige Anpassungen:

  • Wie vorher, starten wir jeden Monat an einem der ersten Dienstage mit den Informationen aus der letzten Geschäftsleitungssitzung. Jedoch erst um elf Uhr. Anschliessend hat es bis um maximal zwölf Uhr Platz für vorgängig angemeldete Themen aus dem Produkt Management, HR oder anderen Bereichen. Dies sind die „normalen“ monatlichen ImPuls Meetings.
  • Quartalsweise gibt es ein "grosses" ImPuls Meeting mit Brain-Breakfast, welches den gemütlichen Austausch fördert. Die Dauer für reine Informationsthemen haben wir auf eine Stunde beschränkt. Anschliessend gibt es die Möglichkeit sich an verschiedenen Themen-Tischen bis zum Mittag auszutauschen. Diese Tische können im Vorfeld durch jeden Mitarbeitenden elektronisch auf unserer Intranetseite reserviert werden. Einfach das gewünschte Thema angeben und eine kurze Beschreibung des Ziels am Tisch (Diskussion, Vorstellung eines Produktes, Prozesses, ob ein Entscheid gefällt werden soll etc.). Alle Mitarbeitenden können sich an einen oder auch an mehrere Tische anmelden. So sieht der Tisch-Owner bereits relativ früh, ob sich überhaupt jemand für sein Thema interessiert. Mitarbeitende die sich an keinem Tisch-Thema einbringen wollen, nutzen die Zeit individuell. Dieses „grosse“ ImPuls Meeting dauert dann inklusiv Brain-Breakfast und Austausch an den Themen-Tischen von halb neun bis um zwölf Uhr mittags.
  • Alle ImPuls Meetings (normale und grosse) werden "Live gestreamt" und zusätzlich aufgezeichnet.

Ein Mitarbeiter-Meeting geht andere Wege | CYP smart education

Die Auswirkungen: Mehr Flexibilität und Zeit

Was haben diese Anpassungen bewirkt? Zum einen ist dieses Mitarbeiter-Meeting so gestaltet, wie sich die Mitarbeitenden es sich vorstellen und wünschen. Vor allem der „Live-Stream" und die Aufzeichnungen wurden sehr begrüsst. Der „Live-Stream“ ermöglicht die Zuschaltung zum Meeting von überall her und mittels Chatfunktion kann man sich mit Fragen oder Beiträgen interaktiv einbringen. Auch in der Arbeitswelt 4.0 sind der gegenseitige Austausch und die Diskussion für die Weiterentwicklung eines Unternehmens zentral. Die Chatfunktion stellt dies auch für die „digitalen“ Teilnehmer sicher. Für alle Mitarbeitenden die aufgrund von Abwesenheiten oder Kundenverpflichtungen nicht live am ImPuls Meeting teilnehmen können, bietet die Aufzeichnung die Möglichkeit alles zu einem späteren Zeitpunkt, aber trotzdem in O-Ton der Referenten und den Fragen aus dem Publikum zu schauen. Zudem erlaubt es den Mitarbeitenden selbstständig zu entscheiden, wann, wo und wie sie aufgrund ihrer momentanen Arbeitsauslastung die Informationen erhalten wollen. Dass die Erstellung eines separaten Protokolls durch die Aufzeichnung nicht mehr notwendig ist, ist ein willkommener Nebeneffekt.

Die Mitarbeitenden fanden, dass vier grosse gemeinsame Frühstücke reichen würden. So haben wir die elf Brain-Breakfasts auf vier reduziert. Die dadurch frei gewordene Zeit können die Mitarbeitenden individuell nutzen. Auf der anderen Seite haben die Mitteilungen in unserem wöchentlichen Newsletter zugenommen. Informationen werden dadurch schneller verbreitet und müssen nicht mehr einen Monat „zurückgehalten“ werden.

Mich persönlich freut es, dass wir die Wünsche unserer Mitarbeitenden umsetzen und gleichzeitig die beiden erfolgsversprechenden Faktoren für die neue Arbeitswelt "Home Office" und "Flexible Arbeitszeiten" im Rahmen unseres monatlichen ImPuls Meetings weiterentwickeln und ausbauen konnten. Und: Das Neue in der neuen Arbeitswelt ist nicht immer abgefahren und gigantisch. Auch kleine Anpassungen erzielen Erfolge. Ich bin deshalb überzeugt, dass unsere Mitarbeiter Meeting-Umsetzung das "Büro" meines Kollegen Raphael weiter optimiert, damit er noch individueller und zielführender seinen Arbeitsort und seine Arbeitszeit wählen kann.